【200】专栏| 我知道你英文好，但是你真的会写邮件么？

其实刚动手写的时候，题目是叫做“一节藤校的英文写作课”的，我承认确实有点噱头，但是并不是毫无根据的。几年前有机会去藤校上过写作课，虽然当时很多基础的内容对科班出身的A来说已经很熟悉了，但还是一定程度上改变了我的写作习惯和思维。

甚至这几年过去，写过大大小小的论文，工作之后写过不少数据分析或者工作报告，每次写到big, this, a lot, good, but这些词的时候，都会条件反射地删掉重新写。

后来题目为什么改成这个呢？如果题目只是“藤校的英文写作课”，你觉得“哦就是讲讲写作的方法的嘛”，但是我发现写作和英文好坏没特别大的关系，尤其是到了一定水平，大家的表达都挺地道的。

正好这几天，有个在律所的师兄给我发了一段挺长的英文邮件，说你能帮忙看下这封邮件么？这封邮件是回复给国外的客户的，我们在谈报价，我想表达什么什么意思，但是好像对方总是误解我们的意思，来来回回发了好几封邮件了，还是没说明白这个事情。

听到这A还挺惊讶的，师兄在国外也念过书，英语非常好，逻辑性也是我认识的人中非常强的，为什么会遇到这样的问题？更惊讶的是，据说律所有专门负责对外沟通交流的同事，也是没把这事弄清楚。

看邮件的时候我大概有点数了，问题真的不出在对方的英文水平高低，比如语法、时态、表达是否地道这些基础概念上，而是表达所体现出来的思维还是中式的，所以别说老外蒙圈了，我看了一遍也是一头雾水，如果不是师兄和我解释了半天background，我可能都不明白什么意思。

所以问题是：我知道你英文好，但是你真的会写作么？

其实英文写作，除了小说散文诗歌讲究特定的写作技巧，大部分都非常简单，比八股文还八股文，尤其是职场上涉及到的邮件、报告，更是平铺直叙，大白话白开水一样，讲求效率，衡量的标准是clear and effective。

Clear指的是表达的信息够清晰，不会产生歧义；Effective是指信息的有效性，给出的都是必要的，不废话，不冗余。达到这样标准的关键在于，写作的时候要有英文的思维方式，也就是人人都会说的“用英语思考”，主要体现在句子顺序，句子之间关系，语言运用这几点上。

师兄的那封邮件，这几方面都有所表现，A给出了一些建议，再改完之后就是一个比较清晰的版本了，可以很清楚地明白，律所是要干嘛，报价是怎么计算的，包括哪些服务，下一步对方要干嘛，有什么选择。（以后如果失业了，我就靠这个吃饭好了，此处应有笑中带泪的表情）

以前英文写作零零散散都有提到过（回复“英语”或“写作”查看相关文章）。不过这篇不会讲怎么样表达某个意思比较地道，因为大家肯定都有很多年的英语基础在，这种问题查查词典就好了。

今天主要讲邮件中、报告里，怎样表达对方能看得懂。甚至我要分享的知识点你都懂，有的也在用，但是用的时候可能没意识到为什么这样用。没有经过专业训练、以及有意识的刻意练习，很难写出清晰的邮件，即使凭着感觉写得出清晰的邮件，也说不清为什么好，好在哪里。

这篇文章不会告诉你怎么一步步给自己的文章做手术，而是给你一把手术刀，教你怎么用手术刀，怎么审视文章背后的逻辑，然后自己就能大刀阔斧改文章了。之前的知识点或许就像一堆散开的拼图块，而搞懂背后的这些大规律，就能够把这些拼图组合起来刷出the whole picture。

一. 句子顺序

各类英语考试中都有阅读理解，大家肯定知道如何从原文中找信息。如果时间有限的话，读开头结尾，时间再多一点的话，再看每一段的第一句和最后一句。

一篇文章的精华就分解成了以下部分：

Introduction

Body (topic sentence+concluding sentence)

Conclusion

所以咧？所以写作时候就需要按照这样的方式写啊。你肯定会说这些我都懂啊。但是关键是很少有人真的做到这一点啊。大部分人在表达“老板我需要招人”的时候，还是会这样写：

老板你好，今年我这边新上的项目，项目可难了，花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们有几个人在做开发，有几个人在做测试，工作量和工作小时分配如下表，我们已经完成了项目的30%，但是如果项目想在Q1上线的话，照目前的进度我们可能只能完成70%，所以我希望能多招几个人以完成之前我们设置的target。因为这个项目太blabla重要了，你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个，所以整个资源也都应该往这方面倾斜，您说是不是？

看上去是不是很正常也很符合我们的阅读习惯？按照事情发展顺序和老板讲了一大堆原因合情合理。老板再不给你招人就好像很没人性一样。

但是！你如果这样发给一个外籍老板，他内心会很崩溃的。因为如果你把这当做阅读理解来看的话，习惯性地就希望在第一句找到这一段话的主要意思和目的。老板看到这段文字的第一句，第一反应不是耐着性子往下读，而是心想“卧槽，这么重要的项目出事了？！”

直到读到最后才明白，兜这么一大圈子你就是想要人嘛，想要人你早说嘛，人来就能解决的事情还叫事情吗，我还以为项目完不成呢。这种情况下，对方就会觉得你的英文写作不够好。这就是两种思维带来的差异。

1. 英文写作最重要的就是，开门见山，结论先行。尤其职场中发给老板的邮件和报告，就算不考虑写作习惯，站在老板的角度想的话，时间有限，也应该把重要的信息放在前面。

其他信息放后边作为观点支撑和信息补充，如果需要了解更多的话，细读就好了，这点其实就体现了两大标准中的effective。这下你知道，英语思维的话，以上应该按这样的顺序写：

老板你好，我希望能多招几个人以完成之前我们设置的在Q1上线的target。原因如下：1. 项目花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们已经完成了项目的30%，照目前的进度我们可能只能完成70%。目前我们有几个人在做开发，有几个人在做测试，工作量和工作小时分配如下表。2. 这个项目太blabla重要了，你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个...

先不论后边的信息如何组织或者加不加数字分隔，但是直接把结论摆在首句，既符合英文写作的习惯，也符合老板的阅读习惯。时间有限的情况下，看第一句就够了。

2. 除此之外，注意一段只表达一个主要意思/观点，不要在一个观点没表达充分的时候急于加上新的观点，新的观点应该直接另起一段重新阐述。这和上一点是一脉相承的，也是为了信息的有效性。这样就能在每一段的开头结尾直接get到这段的意思而不会遗漏，也不会觉得所有信息庞杂交织在一起让人不知所云。

这点也是一说都懂，但是明白不等于能做到，因为实际上这样的表达，是要克服很大的表达惯性的。还是举以上给老板写邮件的例子，如果既想表达要人，又要让老板知道现在的项目进展，至少有一半的人都会这样写：

老板你好，我希望能多招几个人以完成之前我们设置的在Q1上线的target。原因如下：项目花费精力和时间远远超出了我们之前的预期。我们已经完成了项目的30%。这30%的内容包括项目的框架基础搭建，竞品分析，用户分析等前期准备工作，这些工作在每一个重要时间节点的时候，都已经和各合作方沟通过，之前和您review过，也拿到了市场部法务部财务部的审批。

照目前的进度我们可能只能完成70%。目前我们有几个人在做开发，有几个人在做测试，工作量和工作小时分配如下表。这个项目太blabla重要了，你知道的公司老大谁谁谁也讲了我们今年的战略方向是这个...

以上橘色的部分告知项目进展，根据英文的写作习惯，压根就不应该出现在这里，应该另起一段专门介绍，也就是说第一段就只谈要人，第二段只写进展。

虽然上个例子，形式上分成了两段，貌似还挺清楚的，但是根本没有做到“一段只表达一个意思”的标准，而是把信息强行割裂开，用形式上的分段掩盖了写作时的思维混乱，第一段同时混杂了要人和项目进度两方面内容，信息庞杂，思维混乱。

为什么容易出现这种情况？是因为中英文写作思维的不同。

中文的写作，很多时候是线性的，就是顺着一条思路一直说下去，从A说到B，从B联想到C，层层递进，大家不会觉得理解上有难度，上文提到项目完成30%，顺着说这30%包括哪些内容，觉得非常顺。

但英文写作中，更多时候讲究的是并行，你先把ABC点列出来，告诉大家，接下来我要分别阐述A、B、C三个方面的内容了，这三个方面往往也是各自独立的，最好不要你中有我我中有你。

下图可以表达出这个意思，所以知道了两者区别，你就明白，如果我们用中文的思维带入英文写作中，你的外籍老板就会再次崩溃，你到底要表达什么？因为对方的心理预期和你的不一样啊！

中文写作：A→B→C

英文写作：我要写ABC了→A

→B

→C

3. 另外，有些时候如果要分别阐述不同情况的话，把区分的标准写在句首，看起来会更加清晰有逻辑。比如以下两种表达方式，如果是用英文写长句的时候，第二个就更清楚。

A: We will charge by piece if you order less than 10; We will offer a package price if you order more than 10.

B: If you order less than 10 pieces, we will charge by piece; if more than 10, we will offer a package price.

第一种表达完全没有问题，但是实际工作中往往不像上面的例子这样短一眼就能扫完，有时复杂一点的材料，需要好几行英文才表述清楚。

读者如果看到第四行才看到区分的标准，是会不知所云的，因为信息太长，一句话句末才看到区分的标准，前面的信息早已经忘了讲的是什么。所以，必要情况调一下句子顺序更加便于理解。

二. 句子之间关系

工作中，报告、邮件的写作，往往对写作者的逻辑性有更高的要求，需要整合已知的大量碎片信息。加工处理时，我们往往会遵循一定的规则描述事件，比如时间顺序、因果关系。

英语写作，其实就是句子之间关系的处理。句子之间的关系，无非就是“因果、条件、转折、让步、假设、比较、并列、承接”，这点在之前的文章也提到过（点击查看【155】如何说话/写作显得有条理有逻辑？)

所以在写作中，信息的组合部署，可以遵循以上八种常用的表达句式，让人很快明白一件事情的来龙去脉。例子还是拿之前文章的，涉及几种句式关系：

因为我们上一个季度和XX公司的合作比较顺利，（所以）他们打算和我们继续签订下一个季度的合同，不过他们希望在XX条款上做一些修改。

另外，在之前的条件基础上，如果我们能做到额外的A，他们将会给我们XX折扣；如果我们达到B，他们将会在XX折扣基础上给我们更多的优惠。（这里其实也体现了上文提到的，把区分的标准写在句首这一点。）

另外，在表达句子之间关系的时候，有两点需要注意。

1. 不要随意跳过或者忽略只有自己才明白的内容。

作者和读者的信息量是不对等的，所以写作的时候，应该尽可能地表述完整信息。在帮别人改报告的时候，小A常常发现，有一些因果关系，直接变成了“果”，找不到“因”，这就会让读者觉得困惑。比如：

A：...老板我们预估不了大致的工作量...

B：...因为现在还没收齐完各方回复，所以我们预估不了大致的工作量...

上述例子看上去有点不可思议对吗？但这种例子确实大量存在。因为在上下文中，写出第一种句子是很自然的事情，作者会觉得前文可能已经提到过了，这里你自己能够推测出原因的嘛。

但实际上，我说过，作者和读者的信息量是不对等的，你知道不代表你的读者知道，老板看到这里，或许能够推测出原因，或许猜测不出原因，甚至猜别的原因：为什么预估不了？是你水平不够吗？是你经验不够吗？因为你信息给的不够准，不是唯一，所以对方会产生理解分歧。

2. 连接词要表达真实存在的逻辑关系，不要乱用。

很多时候中文里我们用的连接词，实际上并不是在讲真正的逻辑，只是用于句子连贯，这种情况下，如果直译成英文，就不太合适。举个不是很极端的例子，and和but：

A：（中文）我在网站上看到这个职位的信息不太全面，但是我真的很想知道具体的...

B：（英文）我在网站上看到这个职位的信息不太全面，and I'd really love to know the detailed information about...

中文表达模式中，前后两句话，逻辑上并不是强烈的转折关系，也不是冲突大的叙述；这里的“但是”更多的是强调想了解的语气，起到一种连接的作用。

但英文写作中，连接词是要体现真实的思维逻辑的，前后既然是接续关系，用and就更加合适，but则用在强烈的冲突或转折中，比如：烤鸭好吃，但烤鸡好难吃。

这个例子其实不是很极端，因为即使这么写对方也能明白大致意思。但一些极端的情况下，连接词乱用，表达出来的意思就会非常混乱。这就是为什么有时候，我们自己看觉得意思很清楚能够理解，但是老外却觉得内容confusing。

用接续词的时候，需要多考虑一下，你确定用得没问题吗？小A是常常写了一长封邮件，又掉头回去把连接词改的改删的删。

三. 语言运用

写邮件、报告时，语言运用要尽量简洁准确，用尽可能少的语言表达清晰，信息不重复不冗余，细化具化，必要的时候辅以数字。

1. 简洁：信息不重复不冗余。

中文里为了加强语气会有大量的修饰语。英文中，一些词本身如果已经包含了这个意思的话，修饰语则不必重复，加上则画蛇添足，显得冗余，比如老板说，今年行情不错嘛，我们明年的目标是，翻10倍！你和同事抱怨说：真是不切实际的幻想啊！

A：What an impractical illusion!

B：What an illusion!

英语中，在表意已经清楚的情况下，无需重复，illusion本身就已经有“不切实际”的意思了，所以不必再加上impractical。同样，比如有同事私下八卦，某个已婚的同事有婚外情，直接说has affairs就好，不必再加上outside his own marriage, 因为affair本身就已有这个意思，无须赘述。

2. 准确：细化具化，辅以数字。

回到开头提到的，虽然这么多年过去了，但写作时候遇到一些词，小A还是会条件反射返回去删掉换成别的词，和当时上的写作课分不开。

当时胖胖的写作老师，不允许我们在文中用“big, this, a lot, good”类似的词，每篇文章写完之后，都要用word查找功能把这几个词给搜一遍，全部用其他词替换掉，替换的方式就是要细化、具化。比如this指什么，写出来，this shows that，什么情况表现了什么，写出来。

刚开始当然是很痛苦的，而且当然也怀疑过这样练习的有效性，毕竟一篇8页的文章里不出现一个this基本是不可能的。但这种看似有点矫枉过正的方法，确实能够让大脑形成一种条件反射，以至于每写出一个这样的词的时候就拷问一下自己，是否能够有更好更精准的表达，久而久之，就形成了这种更加细化具化的表达思维。

在职场中写英文邮件、报告，除了以上，还需要尽可能地用数字表达。huge, extremely, a lot, significant, 这些量化的词如果单独使用，看起来会非常可疑，不具有说服力，直接换成对应的数字，30%, 50%, 量化程度。这一点每一个职场人士应该都有最基本的sense。

四. 其他

这一部分和写作技巧关系不是很大，太细不太好归入以上几大类中。一些是A自己的总结，一些是better not to的建议，但也不是说完全就不能用。

1. 根据读者/目的量体裁衣

遵循重要的放前边说这个规则，把这点放在第一条。这条其实是在写邮件和写报告中，动手之前需要思考的第一个问题。

读者是谁：是你直属老板吗？还是你老板的老板？亦或是大老板？

目的是什么：了解项目进展？还是某一环节出现的问题？还是常规汇报呢？

不同的读者，背景知识不一样，决定了文章中部署信息的多少。不同的目的，决定了你如何去写。比如直属老板对项目的细节了解程度肯定要超过大老板，写给大老板的汇报和写给直属老板的汇报就不一样；解释分析某一环节的问题，和常规汇报的内容肯定也不一样。

写报告的时候，要根据读者和目的的不同，量体裁衣。

2. 段落之间篇幅尽量平衡。

虽然英语论文中这一部分要求相对严格，比如开头结尾不能过长，大致是中间主体任意一个段落的二分之一；但职场邮件和报告中，不必太拘泥，篇幅段落看上去视觉比较平衡就好，避免一些极端的情况，比如第一段十行，下一段就一行。

3. And, But大写放在句首最好避免。

语法上没有错，甚至有人专门在知乎上用学术论文规范讨论过这个问题，一句两句也难以说清楚原因。传统的看法认为不可以，即No conjunction can start a sentence，但现在这么写的也不在少数，反正这么有争议的事情，A是不会去用的。

4. 正式的邮件、报告中，避免用缩写。缩略词另说。

比如It's, I'd, We've。缩略词的话，比如某个项目有简称，出现第一次的时候写全称，出现第二次的话用大写缩略词即可。

5. 区分书面语、口语、俚语。

You know, God knows, kick the bucket 这类都不适合出现在正式的书面语中。如果把握不好一些词语的使用范围，多查一查总没错的。

6. 写完整的句子。使用拼写检查。

不是随意在一个地方加句号就叫一个完整的句子了。（这里好想加个哭笑不得的表情）邮件或者报告写完，至少使用拼写检查查一遍拼写错误。

五. 写在最后

有人问，我观察过很多文章，发现有的文章并不是那么严谨？包括文章结构，用词，泛泛的词比如你提到的good, a lot，或是句首就用大写的And, But之类的呀？

当然是这样，不同类型的文章有不同的写法，正式与不正式的文体也会有所区别，我也常常看到纽约时报知名的专栏作家句首就用大写的And。这本来就很正常，每个人都有每个人的写作风格。

但学的时候，刚开始还是要学general practice一些最基础的规范，练熟了以后才能收放自如地应用，慢慢形成自己的语言风格。就像学口语一样，刚学的时候肯定还是希望学RP或者GA稍微标准化的，时间长了之后才会去模仿自己喜欢的演员口音，没有听说谁上来就要直接学某个口音。

六. 题外

这篇文章从构思到写完，修修补补花了好几天，翻了不少以前上课的笔记还有教课的课件，也回忆了很多好玩的事情。以上是小A的一些心得总结，希望能够帮助到你重新审视职场中的英文邮件、报告写作。

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