【310】学会这几招，少加班一小时

前几个月一直在忙一个大项目，所以几乎没怎么聚会约人吃饭。上周刚忙完，之前说了好久要一起吃饭的一个小学妹就约我出来聚一聚。

席间她聊了聊近况，说了下自己的困惑。工作几个月正处于新人阶段，日常工作处理起来已经没什么问题了，但平时同事会交代一些临时任务，老板也开始逐渐安排一些项目给她，所以一天往往到下午较晚的时候才有时间处理自己的事情，另外还有一些对职业发展来说比较重要，但是时间要求比较多，迟迟没有去做的事情。

听她说完，我忽然想起来以前后台也有读者问我相似的问题：“工作好累，感觉做薪酬就忘了招聘，做招聘就顾不上别的。手忙脚乱，漏洞百出，心里慌。最近做的事都是领导安排的，而自己计划的份内事却搁置了。 ”

以上两个问题，已经不是单纯时间如何管理的问题了，还涉及到沟通方式，工作习惯。如果你是新人，遇到了以下状况，那这篇文章就是为你准备的，在开始前，可以先自测一下：

1. 同事总交代一些临时任务给我，不知道这些是否归我做。

2. 被同事打断的工作总忘了做，或是花一些时间才回到开始的状态。

3. 一有项目的时候，日常工作觉得没有时间做。

4. 同事都走了才能真正有自己的时间做事，所以晚上/周末常常加班。

5. 都在处理紧急的事情，明知长远来说重要的事情却抽不出时间做。

如果有2-3条比较符合，稍微调整一下工作习惯，提醒自己注意就会改善。

但如果基本全中，不仅是工作习惯，在时间管理和沟通上都需要改善，不然越往后越吃力，发展迟缓，无论是在职场中，还是生活其他方面，都会如此。

针对以上几个方面，可以做以下的一些调整。

工作习惯

1. 多张to do list将任务进行分类。

当学妹和我说起来觉得自己事情安排不开的时候，我首先问她的是：你是不是只用一张to do list？

实际上，只在一张待办事项列表中把所有事情列出来，不能够很好管理日常工作、临时任务、项目之间的关系。所有事项混在一起，即使都加上了完成的时间，也更容易让你去处理紧急而非重要的事情。

我的建议是可以有2-3个代办列表，一张单独用于项目，一张用于日常工作，还有临时任务。对应的文件夹也是，临时任务往往是一次性的，可以单独起一个文件夹，用于集中放置。

这样做的好处是可以清楚知道项目进度，更好地管理每一部分尚未做的内容。通常我会列出来之后，把关键任务加上星标（在Onenote里很方便操作）优先处理，临时或者日常的任务，挑一些零碎的时间一项项解决。

2. 不要养成拖沓，利用下班/周末加班做完不成的事情的习惯。

关于加班，有个朋友D的和某本书里（忘了名字了）一个高管描述的情形一模一样：开始是一些任务确实因为别人的缘故拖到晚上或是量确实大，完不成，所以不得不加班完成，有时候甚至要周末加上一会儿班。

渐渐地习惯了这样的工作方式，每周末他都会“自觉留出加班时间”要加会儿班，开始是一两个小时，到后来是半天，再后来是一天。

工作就这样一点点侵占了生活。当我某次和D指出来的时候，他发现真的是这样，即使后来很多时候都没有必要放在非工作时间加班，心理上也会磨蹭一会儿，想着“反正还有周末呢”。

有时候加班确实是因为有项目事情多得忙不过来，但除了这种非常时期，平时的加班更要多审视一下自己的工作效率。

理想的加班不是因为拖沓完成做不完的事情，而是在日常工作之外，拓展学习能够帮助业务的知识内容，做自己想做的尝试。

比如做市场的了解一下相关联的财务指标怎么计算，做招聘的多了解一些所招岗位业务，编辑尝试新的方式写一篇软文，新员工安排自学一个新系统之类。

时间管理

1. 不要主动拆解打断自己的整块黄金时间。

有时候想集中精力工作的时候，难免会被邮件电话、突如其来的任务打断，而打断的成本是很高的，不停切换任务大脑重新计算会耗去不少精力。

所以自己在安排工作的时候，尽量避免主动去拆解自己的整块黄金时间。

比如有两个小时没有会议也没有要紧的事情，这两个小时就可以安排一些重要性高、强度大、需要花时间、集中精力处理的任务，而不要去三五分钟频繁刷个邮件，临时想起来什么就去找某个同事沟通，把很宝贵的整块时间拆解得七零八落。

2. 习惯碎片化处理；重要的事情每天都要花5分钟做一点。

至于那些零碎的事情，上文说了，可以穿插着在零碎时间做，习惯时间的碎片化管理。

比如在两个会议之间，有半小时的空档，这半个小时开始一项需要集中注意力的任务就不太合适，更适合利用这种时间打电话沟通，完成一两项小任务，所以上文中的to do list分类格外重要。

对于那些耗时久且重要的事情，以前在执行力那篇文章里提到过，每天花5分钟做一点，做当下的“最低可行性准备”要比一次性做完更现实且容易操作。

因为拆解成许多小单元的时候，完成一个小单元的动力，可以帮助你更好地创造下一个小动力，直至完成。

像是写一篇报告，每天花几分钟想一想怎么写，写下几个点，要比花上几个小时集中思考执行起来更容易，因为后者要求比较多，需要同时满足“几个小时的时间”、“集中注意力”这样的条件，当不满足这样条件的时候，就更容易拖延。

重要的事情每天都要花时间想一想怎么做，而非每天都疲于奔命总是救火处理紧急的事情，新人尤其如此。这点刚工作不久的时候，公司某个高管在管培内部会议中就着重提到了这点。

沟通方式

1. 保持自己的工作节奏。

还有一部分是与人相关的，工作中和其他人沟通合作很重要，但保持自己的工作节奏也同样重要。

针对别人在你正想集中精力处理一件事的时候打断你，有一个沟通方法可以尝试一下，就是判断一下对方这件事的重要与紧急程度，针对那些可以稍微放一放的，说：“我手上有一些需要集中精力做的事情（比如分析数据），你这个我可以10分钟之后忙完了过去找你吗？”

然后在你完成一个番茄时钟/任务某一阶段的时候，再去找对方了解。你会发现有些任务到这个时候并不需要你真正去做，有些临时的事情比如随手查个数，对方自己也就做了。

时间长了，别人知道你的工作节奏和习惯，在打断你的时候也会稍微考虑一下。

2. 让别人了解你手上的工作，适当say no。

有一些时候，老板和同时如果总是把零碎的任务丢给你，有可能是因为他们觉得你不太忙，并不了解你手中的工作量和工作安排。

所以多和老板汇报沟通，让别人了解你手上的工作，适当拒绝也是有必要的。

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