【42】邮件中的细节

上一次写了邮件中的内容，这次主要总结一些发邮件时需要注意的细节。(相关文章，回复39查看“工作中的英文写作”）

1. 开门见山，直奔主题。

小A工作中有时会遇到一些邮件，这些邮件往往洋洋洒洒一大篇，但是费了好半天看完不知道说了些什么，需要收到邮件的人做什么，。“工作中的英文写作”中也提到，写邮件时先明确目的，是汇报工作还是需要对方做什么，要直奔主题。

如果是向老板汇报工作，先把summary放前边，需要老板特别关注的，单独call out出来，细节、过程可以往后放，方便老板节省时间。如果是需要对方做什么，也是直接问对方是否可以做，然后再告知原因、背景、以及需要怎样去做。

2.只必要信息highlight。

Highlight的目的是让人第一眼就看到重点，比如deadline和需要特别注意的事项。但是不要满篇都是花花绿绿的highlight，反而失去了highlight的意义。

3.用好项目符号。

项目符号会让多项任务看起来更清爽、一目了然。需要注意的是层级关系，如果是两层以上层级关系，最好每一层都错开位（缩进），看上去更整齐。比如第一大条下的1.1 和1.2，1.1和1.2比“一”多缩进一点，排版上更清晰。

4.必要时正文+附件。

报告总结类的邮件，可以邮件正文+附件各放一次，方便对方无需打开可以直接阅读，如果对方需要留存文档，可以选择下载的方式。

5.分清CC和BCC的用途。

CC (carbon copy)是抄送的意思，BCC (blind carbon copy)是密送的意思。CC的目的是让被cc的人知晓此事即可，比如老板让小A和组里的同事分享一下某个工具的用法，小A这个时候就会发给组里的同事，cc老板，这时候组里的同事收到邮件的同时，也能够看到小A是抄了老板的。如果发给同事，bcc老板的话，小A的同事就看不到小A抄了老板。BCC用于不想让收件人知道，这封邮件还抄了其他人的情况，比如同事离职时会写的farewell letter之类，会密送给一群人。

6.慎重选择“回复全部”。

有时发件人为了方便，会写上一封邮件，内容涵盖各个部门的相关成员，在后续的follow up邮件中，有的部门的同事全部回复，会让不相关的其他部门同事觉得反感。回复邮件时请把不相关的同事移出收件人。

7.要事以邮件确认。

内容可以在电话里谈，但是比如涉及金额、合同条款、法务的内容，需要以邮件的形式确认，真出了问题的话邮件是可以作为证据的。反之，如果谈话内容敏感，不便留下文本记录的话，还是用电话沟通。

8.抄送的顺序。

这一点其实没什么要紧的，但是在一些比较注重上下级关系的公司，收件人的顺序也是有讲究的。比如同时发给老板和同事，就要把老板放在前面，同事放在之后。