技能 | 总结报告写得好，升职加薪少不了

Stacy按：

年底大家估计都在写各种总结，给大家准备一份超干货吧~ 这篇文章不会面面俱到（毕竟以前写的已经很细了）而是着重强调一些点，以及英文报告需要注意的事项。

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前两天的文章中提到，印度的同事很会展示工作成果，做了80分的事情，可能在展示出来的时候能让人觉得做到了100分。而我们很多时候，做了100分的事情，常常会让人觉得只有80分。

“展示”不仅仅是做presentation，毕竟职场中不是每个人都有机会通过presentation展示工作成果。大多数时候我们都要依赖于文字，让别人了解你所做的事情。

写报告的技能虽然朴实，没有PPT和Excel炫酷，却能够帮助你塑造思考方式，更好地与人分享自己的经验和想法。

不多说废话了，进入正题。我把以下要说的问题归类为两大方面：思路篇和语言篇。

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思路篇

我曾让米粒同学对她手上负责的渠道做一个年终总结。她交上来的总结写得很详细，哪个渠道表现如何，具体数据是多少，全年下来完成指标是多少。

乍看上去有事实，也有数字，没毛病，但少了一些东西。

其实不要把工作总结仅仅当作一个负担（虽然我每次写的时候也很想赶紧弄完了事，好赶紧做手头上的事），要稍微转换下思路，把这个当作是一个向老板展示工作成果，观察洞见的机会。

因为老板平时都很忙，一定不会知道你每一件事都是怎么做的（如果真都知道所有细节，那就有问题了），工作总结报告是让Ta定期了解你所做的事情的重要方法之一。

所以米粒的报告，少了一些展示自己做的好以及洞见的内容。我回复邮件，让她在总结中补充几条：

• 1. what's the contrast: what as benchmark, etc.

  什么是对比，和去年比、和公司内部比、和外部环境比，分别是一个怎样的水平？

• 2. what's the most effective channel

  手上负责这么多渠道，哪个是最有效的？

• 3. best practice: what's good to repeat

  过去有哪些做的好的未来可以复用？

• 4. what to improve

  有哪些还可以做更多的尝试，有更多的增长点或者机会

  
  

等她把这些内容都分别填充进之前的报告中，整份报告就会比较饱满，这个时候我才让她发出去，也增加她的曝光。很快，收到了同事不错的反馈。

上述这几点，其实需要调用许多不同模块的素质和能力，才能完成。比如系统意识（1.3），反思能力（3.4），总结分析数据能力（1.2），数据意识（1.2），总结能力（1234），独立思考能力（1234）......

这样的报告写出来之后，老板既能看到事实，也能知道你过去所做的努力，看到你的insight，或许刚开始你的insight给的还不够，但坚持这样做的话，相信对方也能看到你在insight上的进步。

以上这几条只是一个启发大家思考的真实案例，写总结要不断地看写的好的报告，自己观察总结，才能慢慢磨练出这方面的能力。

所以写报告，看上去只是写报告，实际上也是在训练你的思维。

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语言篇

我的书《光速成长》中有一篇讲英语邮件和报告怎么写，写的很详细，大家可以去翻看。这里我根据日常工作观察到的，着重强调几点。

1. 先总后分的意识。

这条其实不是英语写作中主要会有的问题，中文写总结报告时，也会出现这样的问题。先总后分指要先给结论，再逐条深入分析。

这样做的好处就是，阅读者可以一开始就能知道原因，而非需要go through每一部分的分析，最后靠自己的理解得出一个结论。这很危险，因为如果你分析得也不够好，对方有可能得到一个大相径庭的结论。

我想强调这一点，是因为好多人都知道这一条，但是写的时候意识不到。要到什么时候才能意识到呢？

要到你当老板的时候，挨个去看别人写的报告的时候才发现，读大家的报告很痛苦，因为许多人并不遵循这样的方式。他们习惯的方式还是罗列一堆细节，让你在各种数据、图表中迷失。

举例：

• 你不喜欢看到的报告结构：

  上周生意降了，华北降了因为blabla，华东降了因为blabla，华中升了因为blabla，华南降了blabla。（所有blabla处为大量的文字和表格，脑补一下）

• 你喜欢看到的报告结构：

  上周生意降了，最主要的原因是占比比重大的华北和华东都降了（说明主因，华中和华南影响较小所以在总结中忽略），主要因为blabla。具体分析如下：华北怎样、华东怎样、华中怎样、华南怎样。

两者最大的区别在于，读第一句话的时候就知道了结论。第二种的话如果我想知道原因可以继续往下看，没时间的话就看这一句就够了；或者我只细细看影响较大的，剩下的随意带过。第一种方式你要自己看到尾得出结论。

2. 逻辑关系的梳理。

再强调下，为什么很多时候写的英文报告，外籍老板、同事觉得看不懂，不理解，还是逻辑关系没梳理清楚。

要先给出一个确定的结论，如果补充和前方结论相反的信息，最好列出逻辑关系。

还是上面的例子：

• 外籍老板同事看了略懵逼的句式：

  上周生意降了，华北降了，华中升了。

• 外籍老板同事看了觉得清楚的句式：

  上周生意降了，华北降了很多，加上它占比大，所以即使华中升了一点点也无济于事。

英语的句子其实很强调内在的逻辑关系，第一种没有表明，隐藏了一种拐了个弯才能想到的条件，就是华北降幅多于华中涨幅。第二种很清楚，因为看到了让步关系，即使...也不行。

上述这个例子看上去很好懂，是因为我简化成了两句话，但实际案例中，分别是好多段，不要说外籍老板同事，我看的时候都产生了疑问。

这种很好改，在用英文写的时候把这些逻辑关系表明清楚就好了。

还有一个例子：

• 国内同事看了都黑人问号脸的句式：

  上周生意降了，华北降了和华东降了因为blabla。

• 简单但不会有歧义的句式：

  上周生意降了，华北降了因为blabla；华东降了因为blabla

第一种合并了华北和华东，想象一下英文and和逗号用法不同会影响语义，这句话就会有许多种解读：华北和华东下降的原因是一样的？还是你只解释了华东降了的原因，其实没写华北降的原因？

所以原因如果是多个，and和逗号在英文中也不能随意连接起来合并使用，不然也会造成歧义，和我们博大精深的汉语是一样的：过年回家，你妈逼你结婚了吗？

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还有一些写报告时候的细节要注意，比如：

• 数字部分格式统一，整数的话用三位数就隔开的分隔符，要保留小数点后几位的也都统一；

• 英语总结可以开启拼写检查；

• 表格的表头的首字母大小写统一；

• 报告引用多个表格，多个表格格式统一，数字字号统一；

• 字号格式、大小统一这些就不用说了......

最后总结一下，报告还是要好好写的，报告的重要性我也已经罗列了一大堆了。

我不觉得写各种总结报告应该夸大其词，但你也不愿意自己辛辛苦苦费尽心血做的事情，最后呈现出来的一张纸是打了折扣的，对吧？

愿大家写的报告和做的事情一样扎实漂亮。