怎样和歪果仁同事优雅地开电话会？

某次参加了一个别的部门同事组织的电话会，回来特意和团队成员嘱咐了一下怎样组织一个和外国同事的电话会。

为什么呢？因为这个会的过程中，我多次为组织者感到尴尬。

国内的同事作为组织方，邀请国内合作部门，以及其他国家同事参加某项工作的讨论，以前基本没有怎么打过交道。这是背景。

会议刚开始，由于还有一些领导没有到，默认等一两分钟。其他国家同事按时打进来电话，组织者橙子一言不发，不打招呼，也不解释为什么会议不按时开始。

会议正式开始后，橙子姑娘直接切入主题，开头几句背景介绍会议目的说得磕磕绊绊。

会议进行到一半，忽然信号似乎有问题，两边声音断断续续。橙子姑娘发愣，不知道该怎么办，还是她的老板提醒，要不用手机试试？

但橙子姑娘好像不知道怎么用手机拨电话会议，一堆人七嘴八舌给她建议，还是她老板反应快，用自己的手机拨了进去。

这个会如果是和自己人开其实也还好，会议实际上并不都是自己人，还有级别挺高的领导们。中间来回折腾了10来分钟，我看着都觉得尴尬。

所以就有了文章开头的那一幕，和团队成员交代怎样组织跨国电话会。

橙子组织的这场会议，其实可以做更多准备。为什么说一个简简单单的会议，都要花心思准备呢？

最现实的原因是，与会人员多，以及有级别较高的领导在。你如何组织会议、是否能够得体地组织主持会议、遇到临时突发情况如何应对，都被所有人看在眼里。

而电话会议的那头，如果你不知道打电话时候的一些习惯或者寒暄语，外国同事知道的可能以为你是内向或者语言不好，不知道的可能会以为你不够礼貌，就是rude。

毕竟大家只是同事，只能通过工作上的简单接触对你有个大致印象，给你打上一个这样或那样的标签。

说了这么多，在组织跨国的电话会议时，有什么样的一些事情我们可以提前准备呢？

会议开始前的准备工作

1. 计算时差，发送邀请和议题

组织跨国会议，尤其是有多个国家同事参加的情况下，要计算好时差，Outlook就有一个功能可以方便切换时区。如果对某个国家同事时间略早或略晚，可以私下里问下方不方便。

要注意有不少国家有夏令时，每年大概3月和10月到了某一天时间会重新调一个小时，这点在outlook上约会议时间的话都能够自动对应，比较方便。如下图。

发送会议邀请时可以附带上会议要讨论的议题，或者如果有什么需要阅读的材料，可以发送让大家提前准备，这样会上能更高效。

2. 了解参加会议同事的名字如何念

外国同事的名字各式各样，有的真的不知道该怎样念，作为组织者，可以提前查好，这样便于在会议上打招呼或者提问。

还有虽然是大家都知道名字在前姓在后，但不少小伙伴可能会见到一些加了标点或者大小写的情况，就不知道哪个是姓，哪个是名了。

用Stacy的名字林晅举个例子：

• 一般写法：Xuan Lin

• 逗号区分，逗号前是姓：Lin, Xuan

• 大小写区分，姓全大写：LIN Xuan

如果查了也不知道如何念的名字，可以在会议上大方问对方如何念对方的名字，对方也都会很热情地告诉你，不用自己纠结或者瞎猜，这样总比念错了要好。

3. 熟悉工具，知晓应急情况应对方法

每个公司的电话会议系统都不相同，有的还整合了视频语音网络电话，很是复杂。

所以作为组织者，提前了解清楚怎样拨进电话会，遇到信号不好该怎么应对，这些能够帮助你在事情真正发生时冷静应对，不至于手忙脚乱。

多扯一句，一定要知道如何使用Mute（静音）功能，确保自己看清楚“已静音”的标识之后再发出动静。

自曝个反例，有天早上早起在家开电话会，一直以为按了静音键，但后来去洗手间前多看了一眼，才发现竟然没按下去！幸好之前没怎么发出声响。

会上的语言和沟通

1. 开头少不了感谢和打招呼。

作为组织者，要按时拨进电话，在线上等着大家。有同事打进来，千万不要像开头举的例子那样，一言不发。一方面气氛略尴尬，一方面又有些失礼。

如果电话会议能够看到谁加入，简单打个招呼：Hey Stacy, thanks for joining the meeting!

如果只是听到有人加入的声音，可以问下谁刚加入了：Who has joined? 对方回答之后，再打个招呼。

打完招呼之后，可以和对方介绍下谁在线、谁不在线，是否还需要花时间等谁：We now have A, B, C, D on the line, and we are waiting for E. 

等待的过程中可能会和旁边人说话需要mute，就可以和线上的同事ABCD说：I'm gonna mute for a while, we'll start the meeting 3 minutes later. 

人终于齐了，可以先感谢一下大家抽空参加会议，必要的话做个自我介绍，然后直接介绍这次会议的主题：This meeting is to...

2. 中间组织大家有序发言。

会议可以按照之前拟定好的几个主题依次进行讨论，这里有一些场景我们可能需要用到一些常用句子。

作为主持人，你需要组织大家依次发言：Let's get started with...

比如有的国家同事爱秀巴拉巴拉讲了一堆没有停下来的意思，但时间不太够了，这时候你可以直接打断对方：

• Sorry to interrupt, these are all good ideas, but shall we focus on the main goal first? 

• That's a good point, we can discuss about the details offline/after the meeting. 

有的国家同事表述不清，可以适当确认对方的意思：

• Are you saying that...? Is that what you mean? 

• What do you mean by...? 

有时候信号不好或者你没听懂，需要请对方再讲一遍：

• Sorry I didn't catch you, could you repeat it？

电话会有的时候会出现大家同时发言的情况，这个时候可以很有风度地请对方先说：

• Please go ahead. 

3. 结尾确认后续方案。

会议快结束时，可以简单做个总结收尾，回顾下刚才大家会上讨论的议题和达成的共识：

• Nice call, we have reviewed/discussed

• We've agreed...

会议之后还有一些后续工作，要发出会议纪要或者是再组织未来的例会：

• The meeting minutes will be sent out after the meeting.

• I'll set up a weekly call, does every Monday work for you?

如果你是参会者，会议看起来要拖堂了，你还要赶下一个会，但这个会还有个问题要问或是确认，想插一句，可以说：

• Sorry I'm running late for the next meeting, I just wanna ask a question /double confirm /make sure...

以上就是一些实用技能和句型。

在写这篇文章的时候，我搜到了沪江网在知乎上的一个回答，关于英语句型的部分更为全面，分享给大家参考，点击左下角阅读原文可以看到。

（完）