不到400词的英文周报，我带着同事花了2个多小时改了一遍

第一本书《光速成长》里很详细地写过怎么写英文邮件，怎么写英文报告。

我觉得这事儿很重要，但实际上，许多职场人不愿意花精力在这方面，觉得自己把事情做得漂亮就可以了。但其实写一篇清楚的英文报告，属于花点工夫就能大幅提高的技能，即使不为了写出来交给老板看，也应该去做。

因为除了汇报工作，写作还能提高效率呢。我举个自己的例子：

我现在的工作和多个国家同事打交道，沟通成本极高。除了固定的电话会，由于多个国家时差，还是有大量信息需要通过邮件沟通。

有问题你发个邮件过去，对方最快第二天或者第三天才回复你，如果问题表述不清楚，关于这个问题的确认，大家就要来回讨论，确定清楚了才去做，这就导致了更多的沟通时长。

相反，如果你把信息通过清楚的结构表述清楚，对方能看完一次邮件就明白，那就直接进入下一步了，省了很多不必要的环节。

这样的情况下，你说，如果英文写作水平提高，是不是会大幅提升效率，节省时间呢？

 

我觉得英文写作这点真的是外企人的必修课，因为如果没有专门注意过，或者刻意训练，多数人都做不到写出来的东西让人简单易懂。

有的人可能觉得写一份条理清晰、重点突出的英文报告可能和英文水平有很大关系，觉得我英文不太好，是不是就写不出来好的报告了？其实未必。

也有的人相反，英文水平不错，写起报告来洋洋洒洒一大篇，但也许读者看完仍然是一头雾水，不知所云。

我个人的观点是，职场中，清晰有效的英文报告未必用了什么复杂的句式和高级的词汇，但会有这样几个特点：1）语言简洁；2）有逻辑；3）锁定读者的预期，想别人之所想，提前给出答案；4）有观点，给出你的思考和建议，推动事情发展。

第1点属于语言能力，但后面3点都是你如何思考问题。

更具体来说，你手里握有一堆零散的信息，你要定下什么样的基调、你想推动事情往哪个方向发展，都和怎么组织信息有关。

比如同事A在报告中，放上去了一组表现不太好的数据，其实本可以不放，但他单独列了出来，数据显得比较抢眼。大老板注意到了，就会详细问来龙去脉，并且表达了他的看法，这类事情产出不高不应该花精力。这样同事A就可以借此机会和提过来的这类不合理需求的团队沟通，减少这方面的需求。而此前直接和这个团队沟通是见效甚微的。

 

前段时间团队小伙伴写周报，在发出去之前先发给我看，看了之后，我带着对方花了2个多小时一句一句改。

之所以花了2个多小时，是因为我一边讲，也一边提出了许多问题，这些是对方之前没有考虑过的，所以在改报告的时候，等于被逼着重新思考了一遍，重新去分析数据。

虽然才400词，改完之后对方也觉得更加清爽了，观点清晰，下一步方向明确。发出去之后，竟然得到了别的团队大老板的主动回复，说分析得很到位。

这里我也分享一些我提出修改的建议（不排除有的公司写作文化不一样的情况哈）：

1. 结论先行，结论先行，结论先行。

强调无数遍，但仍然发现许多人没有这个习惯，喜欢写一大段最后再来个总结。但其实看报告，是非常希望一开始你就告诉我结果是什么的。

先写结论还有个好处：读者更容易接受你的观点。心理学中把这个叫作“框架”，你先有个结论摆在那里，后面说的原因，对方都会结合前面的结论去理解，更容易接受。你如果先说原因和证据，读者在读完之后也许自己会得到一个和你完全不同的结论，这个时候就更麻烦，需要再去说服读者。

2. 个人比较推荐的结构：result+what+why

结果+哪些方面做得好/不好+为什么做得好/不好，这个结构能够帮助更深入地思考。多个原因之间，我的习惯是直接用数字1）2）3）这样表示，不怎么用语言连接词比如什么in addition之类的，容易看漏。

3. 评判体系：时间空间维度比较

接上一条，衡量做的好或不好，是基于什么样的标准？

• 基于预期？还是时间（上周，去年）？空间（具有可比性的其他项目）

• 做得更好/不太好，和之前相比，什么发生了变化？

4. 删减的部分：

• 啰嗦的语言习惯，比如"我们注意到"，"我们观察到"，“我们认为”通通都去掉，直接写facts. 

• 形容词去掉，比如very successful，excellent这种，有数字的都用数字，即使用，也应该在后面加上相应数字和参考标准（benchmark）

5. 工作结果用客观事实作为主体，或者there be的结构，少用“我们取得了怎样怎样的成绩，结果”。没什么别的，这样看起来更正式。

例子：The program generated/contributed $XX

而不是：We generated/achieved $XX

6. 投入的行为（input）可以用人作为主语，比如我们做了什么，我们下一步计划做什么。这里就没有必要都改成像上一条一样的句式。

例子：we will launch XX project...

而不是：XX project will be launched...

7. 一些词会给人负面的含义和感觉，这类词改成中性的或换个说法。

这条和具体情况相关，就不举例了。我刚开始做目前这个工作时，和外国同事发邮件语言不够严谨，结果发现他们会围绕着这类信息提很多问题，所以之后我就注意多了，会换下说法。

 

以上是一些英文报告写作的经验总结。

我始终觉得，职场的这些总结报告，不是为了写作而写作，也不是为了写出漂亮的文字才要反复修改，而是为了shape我们的思考能力，帮助我们更深入地分析问题，得到自己对于一件事情的洞见。

毕竟，这些才是属于你的，任何人都带不走的部分呀。